1.Introducción y Alcance del Código

Introducción: El presente Código de Ética y Conducta fue aprobado por la Dirección de Administración de KAPAZI Indústria e Comércio de Capachos Ltda. el 18 de marzo de 2024, y es un documento que resume las principales políticas y directrices que definen las normas orientadoras de actuación y las prácticas organizacionales de los colaboradores de Kapazi en las distintas unidades, industrias y tiendas en las que opera, independientemente de su ubicación regional, y refleja su compromiso con una postura ética en la relación con sus diversos públicos y reafirma uno de los objetivos más importantes, que es mantener y consolidar su reputación ante la sociedad.

La visión, misión y los valores (descritos en material específico) definen la identidad organizacional y orientan la conducción de los negocios de la empresa. El Código ofrece orientaciones claras e innegociables con respecto a los compromisos de conducta y ética, tiene carácter obligatorio y puede actualizarse con el tiempo. Los colaboradores que no cumplan las reglas previstas en este documento estarán sujetos a medidas disciplinarias, incluida la posibilidad de rescisión del contrato de trabajo.

2. El Código tiene como objetivo:

2.1 formalizar e institucionalizar normas de conducta profesional, convirtiéndose en un estándar para la relación interna y externa de la empresa y sus colaboradores con sus diversos públicos;

2.2 orientar las acciones y la toma de decisiones de los profesionales y reducir los riesgos de interpretaciones personales subjetivas respecto de los aspectos morales y éticos; 2.3 promover el comportamiento ético en el entorno empresarial.

3. Alcance: El Código es aplicable a todos los miembros de la Dirección y colaboradores, incluidos los pasantes y aprendices de Kapazi.

4. Conducta en la Relación con los Diversos Públicos

4.1 Relación con Clientes y Consumidores: Kapazi busca identificar las necesidades y satisfacer las expectativas de los clientes y consumidores de acuerdo con su Política de Calidad. Para ello, realiza periódicamente estudios e investigaciones técnicas. Con base en estos estudios e investigaciones, se espera que los colaboradores brinden una atención receptiva a través de sus canales de comunicación y procuren resolver de manera efectiva las solicitudes y manifestaciones individuales de los clientes y consumidores. Asimismo, deben actuar rigurosamente de acuerdo con la legislación de defensa del consumidor y observar las prácticas de competencia, sin respaldar prácticas comerciales coercitivas y desleales, ni aquellas que abusen de su poder en situaciones coyunturales. En la relación con clientes y consumidores, los colaboradores no pueden utilizar medios inapropiados que los conduzcan a obtener ventajas indebidas.

4.2 Relación con la Comunidad: Kapazi respeta las costumbres y culturas locales de las comunidades donde está presente y adopta una postura responsable de participación a través de su equipo de Recursos Humanos o mediante grupos o comités desarrollados para este fin. Kapazi adopta procesos transparentes para identificar, seleccionar y apoyar proyectos sociales, alentando a los colaboradores a realizar voluntariado y a desarrollar proyectos e iniciativas que contribuyan a una sociedad más justa y solidaria.

4.3 Relación con los Colaboradores: Las relaciones en el entorno laboral deben basarse en el respeto y la imparcialidad, y no se admite ninguna forma de discriminación ni represalia. Todos los colaboradores deben recibir un trato y una evaluación justos. No se tolerarán favoritismos ni perjuicios en ninguna circunstancia. Todos los colaboradores tienen derecho a la libertad de asociación sindical, a elegir su religión y a expresar su posición política y de género.

4.3.1 Conflicto de intereses: Con el fin de prevenir posibles conflictos de intereses, es obligatorio que el empleado comunique por escrito al DHO si alguno de sus familiares, en cualquier grado, o amigos cercanos trabaja o llega a trabajar en empresas del mismo sector. La falta de comunicación podrá dar lugar a las medidas disciplinarias correspondientes (artículo 3, inciso I, y artículo 4 de la Ley 8.213/13).

a) Existe conflicto de intereses cuando el empleado actúa para satisfacer intereses particulares que se oponen a los intereses de Kapazi o pueden causar cualquier daño a la empresa.

b) Los colaboradores y sus familiares directos no deben tener participaciones societarias en proveedores, clientes o competidores si su cargo les otorga información privilegiada o poder para influir en las transacciones de la empresa.

c) Todo cargo ocupado por los colaboradores en cualquier otra entidad o empresa debe comunicarse a su superior para evaluar posibles conflictos de intereses.

d) Salvo autorización expresa, los colaboradores no podrán comercializar productos o servicios en las instalaciones de la empresa ni durante su horario laboral.

e) Todos los colaboradores tienen el deber de informar a la Dirección o a la Gerencia sobre cualquier situación que pueda caracterizarse como conflicto de intereses.

4.3.2 Uso de Recursos Propiedad de Kapazi e Información Confidencial:

a) El empleado debe proteger y hacer un buen uso de los activos de la empresa.

b) No está permitido que los colaboradores utilicen los activos y recursos de la empresa en beneficio propio, salvo que cuenten con la debida autorización (por escrito) de sus superiores jerárquicos.

c) La Política de Seguridad de la Información se comunica a todos los colaboradores durante su proceso de incorporación a la empresa.

d) Es deber del empleado seguir las normas relativas al uso de equipos informáticos e información virtual. La información confidencial de la empresa, como estrategias comerciales o de planificación de expansión, así como otros datos confidenciales, no podrá ser utilizada ni divulgada por los colaboradores, ya sea en beneficio propio o de terceros.

e) los datos de los colaboradores no podrán revelarse dentro ni fuera de la empresa, salvo por exigencias legales o judiciales previstas por la ley.

f) Los colaboradores responsables del mantenimiento y almacenamiento de información deben observar la forma y los plazos previstos en la normativa aplicable, así como la manera adecuada de hacerlo, para preservar la integridad de los documentos y datos.

4.3.3 Relaciones (de parentesco y afectivas) entre profesionales de la empresa:

a) Kapazi acepta la contratación de familiares de colaboradores, pero sin privilegios en cargos, salarios ni beneficios, y todos deben haber competido en igualdad de condiciones con otros candidatos.

b) Los colaboradores casados o que mantienen una relación afectiva deben tratar el entorno profesional con el máximo respeto y ética, sin hacer pública su intimidad, respetando así a todos los demás colaboradores.

4.3.4 Respeto por el Individuo (prejuicio, discriminación y acoso): Las políticas y prácticas de Kapazi no permiten prejuicios ni discriminación de ninguna naturaleza, ya sea en los procesos de selección, evaluación, promoción o despido. Las oportunidades se ofrecen a las personas independientemente de su sexo, raza, edad, origen, orientación sexual, convicciones políticas o religiosas o discapacidad física. Los puestos deben ser ocupados por personas que cumplan los requisitos técnicos exigidos para la función. Kapazi no tolera:

a) conductas abusivas o intimidatorias, acoso de cualquier tipo y situaciones arbitrarias, como intimidaciones, coacción o amenazas en las relaciones entre colaboradores, independientemente de su nivel jerárquico;

b) el trabajo infantil y no acepta ninguna situación que pueda implicar el trabajo irregular de adolescentes menores de 16 años (excepto cuando sean aprendices, a partir de los 14 años);

c) consumo de bebidas alcohólicas y drogas ilícitas, así como estar bajo sus efectos durante el horario de trabajo o mientras se preste servicio para la empresa;

d) en consonancia con el punto anterior, no se tolerará el consumo de tabaco ni de ninguno de sus derivados en las instalaciones de la empresa.

e) represalias contra cualquier empleado que denuncie algún comportamiento posiblemente inadecuado o que se considere avergonzado o intimidado por conductas abusivas. Kapazi está comprometida con los derechos de los niños y adolescentes. Se opone a cualquier forma de negligencia, discriminación, crueldad, violencia, explotación sexual de niños o adolescentes y pornografía en las actividades de la empresa, en la utilización de sus productos y servicios y en su cadena de valor. Kapazi se opone al trabajo esclavo, forzado o obligatorio y a situaciones que potencialmente impliquen coacción, castigos bajo cualquier pretexto, medidas disciplinarias degradantes y sanciones por ejercer cualquier derecho fundamental.

4.3.5 Recontratación de Colaboradores: Los excolaboradores podrán ser recontratados por la empresa siempre que se observen los análisis o políticas del área de Recursos Humanos y de la alta dirección.

5. Relación con Proveedores, Prestadores de Servicios y Terceros en General

5.1 Evaluación de Proveedores y Prestadores de Servicios: Kapazi evalúa a sus proveedores mediante criterios claros, establecidos técnica y económicamente por las áreas competentes, y no se permite ninguna forma de discriminación o favoritismo de ningún tipo. Por lo tanto, todos los colaboradores deben actuar de forma imparcial, observando siempre los criterios técnicos y económicos y velando por los intereses de la empresa. La evaluación de la contratación de empresas de excolaboradores debe respetar los criterios establecidos por el área de Suministros, además de tener especial cuidado para no exponer a la empresa a riesgos laborales.

5.2 Recepción de obsequios:

a) Los obsequios y regalos ofrecidos por proveedores y prestadores de servicios solo se aceptarán con autorización de la dirección. Los regalos concedidos a los colaboradores o a sus familiares deberán devolverse junto con cartas de agradecimiento;

b) Ningún empleado de Kapazi ni ningún miembro de su familia podrá aceptar dinero en efectivo de proveedores, clientes, bancos o prestadores de servicios de Kapazi.

c) El empleado debe informar a los proveedores y prestadores de servicios sobre la política de la empresa con respecto a la oferta de obsequios.

d) Los colaboradores de Kapazi podrán ofrecer obsequios y regalos a proveedores y prestadores de servicios únicamente con la aprobación de su superior inmediato y siempre que sea de conformidad con las prácticas de la empresa.

e) Los representantes de áreas como Ventas o Marketing, con el objetivo de mantener buenas relaciones comerciales, podrán ofrecer obsequios a clientes y proveedores siempre de conformidad con la política y las prácticas vigentes para tal fin.

5.3 Corrupción: Kapazi no tolera ninguna forma de corrupción ni acepta el ofrecimiento de ventajas indebidas, ya sea en beneficio del empleado o de la empresa.

6. Relación con el Sector Público

6.1 Uso del nombre de Kapazi:

a) Kapazi valora la integridad y la honestidad en las relaciones con los organismos públicos. Al defender los intereses de la empresa, los colaboradores deben observar siempre los principios éticos y respetar las normas y leyes vigentes.

b) Se prohíbe a los colaboradores abordar y discutir cuestiones relacionadas con la política partidaria o gubernamental en nombre de Kapazi y de sus proveedores o prestadores de servicios.

c) Los colaboradores no deben involucrar el nombre de la empresa en asuntos personales de cualquier naturaleza al relacionarse con organismos públicos.

d) Todo contacto con organismos públicos, excepto los relacionados con la participación en licitaciones públicas, debe comunicarse a la Dirección.

6.1.1 Solicitud de Información: Todo envío de información a organismos públicos deberá realizarse por escrito, incluyendo información completa, veraz y precisa, dentro del plazo correspondiente, observando siempre la política de confidencialidad de la información y las leyes vigentes. Toda información proporcionada a un organismo público deberá ser registrada formalmente.

6.1.2 Obsequios y Regalos: Los colaboradores de Kapazi no podrán ofrecer atenciones, regalos u obsequios a colaboradores del sector público. Además, Kapazi no permite pagos indebidos con el fin de obtener ventajas o agilizar acciones administrativas. Los representantes del área comercial, con el objetivo de mantener buenas relaciones comerciales, podrán ofrecer obsequios a los clientes siempre de conformidad con la política y las prácticas vigentes para tal fin.

6.1.3 Contribuciones a Partidos Políticos: Kapazi incentiva a sus colaboradores a ejercer la ciudadanía mediante el voto, la defensa de sus derechos, entre otros medios; sin embargo, los colaboradores no podrán utilizar recursos de la empresa para actividades políticas.

7. Relación con la prensa

7.1 El área responsable de la relación con la prensa es Marketing Institucional: 

a) Los contactos con la prensa solo serán gestionados por colaboradores autorizados. Ningún empleado podrá divulgar información alguna sobre la empresa, clientes, proveedores o prestadores de servicios sin autorización del área de Marketing Institucional, responsable de revisar y, si es necesario, intermediar en la relación entre los colaboradores y los medios de comunicación en general.

b) En caso de identificar la difusión de información incorrecta o negativa sobre Kapazi y sus productos, el empleado deberá comunicarla a su superior inmediato o al área de Marketing Institucional.

8. Propiedad intelectual e información privilegiada

8.1 Es deber de todos los colaboradores velar por la propiedad intelectual y la información confidencial de la empresa en la que trabajan, reconociendo las siguientes obligaciones y normas:

a) Proteger la propiedad intelectual de la empresa, incluida la tecnología, el know-how, las marcas, las patentes, los procesos industriales, etc., es deber de todos los colaboradores de Kapazi.

b) Toda propiedad intelectual desarrollada por los colaboradores de la empresa, derivada de la naturaleza del contrato de trabajo, del uso de recursos y equipos o de las instalaciones de la empresa, será atribuida a Kapazi y será de su propiedad.

c) Está prohibido utilizar información confidencial o privilegiada de Kapazi en beneficio propio o de terceros. Cualquier integrante de la empresa que disponga de información relevante no divulgada públicamente no está autorizado a divulgarla a terceros.

d) La confidencialidad de la información privilegiada y de la propiedad intelectual deberá mantenerse incluso al finalizar el contrato de trabajo.

e) No está permitida la divulgación de los registros personales, salvo que esté autorizada o sea exigida por ley, reglamento o decisión judicial. La interceptación de correos electrónicos y conversaciones telefónicas realizadas por colaboradores en relación con otros colaboradores o directivos de la empresa constituye una grave violación ética que puede dar lugar a acciones penales.

9. Uso de dispositivos de comunicación

9.1 a) Kapazi podrá asignar a los colaboradores computadoras y direcciones de correo electrónico, así como cualquier otro dispositivo de comunicación para el desempeño de su trabajo. Dichos dispositivos deberán utilizarse exclusivamente para el fin al que fueron destinados, salvo mediante autorización expresa de su superior inmediato.

b) Toda la información contenida en los dispositivos de comunicación asignados a los colaboradores es propiedad de Kapazi y podrá, de acuerdo con las directrices de la empresa, ser consultada en cualquier momento.

10. Registros Contables y Financieros y de Contratos

10.1 Registro de Contratos: Todos los contratos en los que participa Kapazi deben redactarse de forma precisa y adecuada, sin permitir dobles interpretaciones. El área Administrativa/Jurídica designada por la empresa debe analizar y autorizar todos los contratos emitidos, salvaguardando los derechos y deberes previstos en el documento.

11. Salud, Seguridad y Medio Ambiente

11.1 Responsabilidad por el Cumplimiento de Normas y Políticas:

a) Kapazi realiza periódicamente capacitaciones relacionadas con la salud, la seguridad y el medio ambiente, para que todos conozcan las rutinas de trabajo y puedan actuar de manera responsable y segura.

b) Todos los colaboradores deben conocer y cumplir estrictamente las normas y políticas de salud, seguridad y medio ambiente, así como comunicar a su superior inmediato siempre que observen cualquier situación que pueda amenazar la integridad física o moral de los colaboradores.

11.2 Sostenibilidad y Medio Ambiente: La sostenibilidad siempre ha estado presente en las actividades de Kapazi, ya sea en la conducción de los negocios de forma transparente, ética y responsable, en la valoración de sus colaboradores o en la innovación para desarrollar soluciones.

a) Kapazi no tolera prácticas que puedan ocasionar posibles violaciones del medio ambiente o que no estén de acuerdo con el compromiso de la empresa con el desarrollo sostenible.

11.3 Seguridad: La salud y la integridad física de los colaboradores son prioridades para Kapazi.

a) La empresa opera en todos sus negocios de acuerdo con las leyes aplicables en materia de salud y seguridad laboral, procurando proporcionar un entorno de trabajo cada vez más seguro.

b) Se reconocen y evalúan las posibles emergencias y su alcance, y se adoptan procedimientos para reducir o eliminar los riesgos potenciales.

c) Kapazi analiza e investiga incidentes y accidentes, documenta los resultados y los procedimientos adoptados para proteger la salud y la seguridad.

d) No se permite la entrada ni la permanencia de menores de 14 años en las instalaciones de Kapazi.

11.4 Salud y Calidad de Vida: Kapazi cree que un entorno laboral saludable comienza con la salud y la calidad de vida de sus colaboradores. Para ello, actúa de manera transparente, proporcionando:

a) alimentación saludable: con un comedor propio, donde la alimentación es equilibrada bajo la supervisión de un nutricionista;

b) uso de equipos de protección personal (EPP): la empresa proporciona EPP a todos los colaboradores del área industrial, y su uso es obligatorio en las instalaciones fabriles, con el objetivo de mejorar la calidad de vida en el entorno laboral.

12. Competencia Justa y Ética

12.1 a) Con el objetivo de superar a la competencia mediante productos y servicios innovadores y de calidad, Kapazi invierte constantemente en nuevas tecnologías;

b) La empresa respeta a sus competidores y no acepta ningún tipo de manifestación que pueda perjudicar su imagen frente al mercado.

13. Responsabilidades

Todos los colaboradores de la empresa deben respetar lo establecido en el Código de Ética y Conducta durante el desempeño de sus funciones, respondiendo por sus actos y manteniendo una conducta íntegra y compatible con los valores y principios éticos de Kapazi. Cualquier empleado que cometa un acto contrario a lo dispuesto en el Código o que retenga información durante una eventual investigación podrá estar sujeto a las medidas disciplinarias correspondientes.

14. Violación del Código de Ética y Conducta

Las infracciones de este Código estarán sujetas a medidas disciplinarias o sanciones con base en la legislación aplicable. Corresponde a cada empleado comunicar formalmente a su superior inmediato siempre que tenga conocimiento de una posible violación de los términos de este Código. 

El incumplimiento reiterado de las disposiciones de este Código podrá dar lugar a la aplicación progresiva de sanciones, teniendo en cuenta la gravedad de la infracción y la legislación vigente, en el siguiente orden:

1) Término de Ajuste de Conducta (TAC) con amonestación verbal registrada;

2) amonestación escrita;

3) segunda amonestación escrita;

4) suspensión; y

5) despido por causa justificada.

15. ¿Qué hacer en caso de duda?

Si el empleado tiene dudas sobre la práctica de algún tipo de conducta, debe preguntarse:

a) ¿Esto es coherente con el Código de Ética y Conducta de la Empresa?

b) ¿Esto es ético?

c) ¿Este acto es legal?

d) ¿Esta conducta es imparcial y honesta?

e) ¿Me gustaría leer sobre esto en el periódico?

f) ¿Aconsejaría a mis hijos actuar de esta manera? Los colaboradores no deben abstenerse cuando se enfrenten a estas situaciones de duda. Si la respuesta es “No” a cualquiera de las preguntas, no deberá adoptarse esa conducta.

Almirante Tamandaré, 29 de octubre de 2025

KAPAZI Industria y Comercio de Felpudos Ltda.

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